Je eigen festival organiseren: hoe moet dat?

24/06/2024
|
42
eigen festival organiseren

Wanneer het voorjaar begint, begint ook het festivalseizoen! De hele lente, zomer en zelfs nog in het najaar, staat elk weekend vol gepland met verschillende festivals in alle soorten en maten. Maar wanneer je op zo’n festival staat, vraag je je dan ook wel eens af of je dat niet zelf kunt doen?

Er zijn een boel zaken waarmee je rekening moet houden als je je eigen festival wilt organiseren! Het is altijd verstandig om te starten met het maken van een draaiboek. Dit is een document waarin alle relevantie informatie met betrekking tot het evenement wordt vastgelegd. Op een draaiboek kun je altijd terugvallen gedurende de organisatie en dient als rode draad. Daarbij zorgt een draaiboek ervoor dat, wanneer je eenzelfde soort evenement wilt organiseren, je weet waar je moet beginnen. In een draaiboek dienen de volgende zaken te worden vermeld: de doelgroep van het evenement, de locatie en datum, de festivalplanning en tijdschema, kosten, veiligheid, vergunningen en meldingen, risicoanalyse en hoe je deze kunt voorkomen, PR en evaluatie.

Doelgroep

Wanneer je een eigen festival gaat organiseren, is het allereerst belangrijk een doelgroep te bepalen en deze goed te kennen. Maak een uitgebreide doelgroep analyse zodat je precies weet waar hun wensen, eisen en behoeftes liggen. Een doelgroep analyse maak je door je doelgroep in verschillende categorieën te segmenteren op basis van: demografie, geografie, economie, psychografie en gedrag. Een doelgroep segmentatie kun je in een overzichtelijke tabel plaatsen zoals het voorbeeld hieronder.

DemografieGeografie(Sociale)EconomiePsychografieGedrag
LeeftijdLandInkomenKenmerkenLoyaliteit (tot de dienst/ product)
Gezinssamenstelling LevensfaseRegioBeroepLevensstijlMate van gebruik (van dienst/ product)
GeslachtStad/ dorpOpleidingsniveau Koopfrequentie (van dienst/ product)
AfkomstGrootte van de stad   
CultuurKlimaat   
Religie    

Door al deze informatie te verzamelen, krijg je een duidelijk beeld wie je bezoekers zijn en hoe je ze het best kunt bereiken. Gebruik communicatiekanalen die passen bij de betreffende doelgroep. Jongeren zijn bijvoorbeeld erg actief op sociale media zoals Instagram en TikTok, terwijl ouderen liever facebook gebruiken of nog hard-copy advertenties lezen in weekbladen en kranten. Ben je van plan in Limburg activiteiten te ondernemen? Zorg dan dat je doelgroep precies weet waar die moet zijn!

Het bepalen van een specifieke doelgroep helpt bij het maken van keuzes in een later stadium van de festivalorganisatie.

Locatie en datum

Als je een eigen festival gaat organiseren is het cruciaal om een locatie vroegtijdig vast te leggen. De datum dient dan dus ook al te zijn bepaald. Hierbij geldt al meteen: je checkt bij jouw doelgroep wat en waar het meest geschikt is voor het festival. Richt jij je voornamelijk op de jongere doelgroep? Check dan wanneer concurrenten iets organiseren of wanneer andere festivals voor dezelfde doelgroep plaatsvinden. Maak het jezelf makkelijk en kies een datum waarop jouw doelgroep beschikbaar is.

Vervolgens informeer je bij de betreffende locatie wat de mogelijkheden zijn. Houd rekening met de capaciteit, de faciliteiten en het geluidsoverlast bij de festivallocatie.

Planning

De planning van jouw festival betreft alle details. Echter, hiermee wordt niet alleen de planning van het festival bedoeld, maar ook de opbouw, afbouw, informatieavonden, evaluatie momenten en andere zaken die rondom het festival plaatsvinden. Daarnaast volgt in de planning een uitgebreide beschrijving van activiteiten, het dagprogramma, de locatie en overige benodigde faciliteiten, zoals: tenten, tap, bar, stands, podia, toiletten, foodtrucks, personeel, decor e.d.

Lees ook:  Je bedrijf in de schijnwerpers zetten: zo doe je dat!

Kosten

Wanneer alle zaken op papier zijn vastgelegd voor het organiseren van een eigen evenement, wordt het tijd de kosten te berekenen. Natuurlijk kun je het zo gek maken als je wil en zijn de kosten afhankelijk van de omvang, locatie, aantal bezoekers, marketingstrategie en sponsoren van het festival. Daarnaast is de drijfveer van het evenement een belangrijke factor: wil je winst maken of handel vanuit maatschappelijk belang?

Overweeg verschillende verdienmodellen en zorg dat deze aansluiten bij jouw doelgroep! Tevens maak je een schatting van het aantal bezoekers die je verwacht te ontvangen. Op basis hiervan stel je een begroting op waarin je je verwachtte inkomsten en geschatte uitgaven vastlegt. Hierdoor krijg je een financieel overzicht in je budget en welke kosten je wel of juist niet moet gaan maken.

Veiligheid

Als festivalorganisator ben je verantwoordelijk voor de veiligheid van bezoekers, artiesten en medewerkers. Daarbij dien je een gedetailleerd veiligheidsplan op te stellen volgens de eisen van de gemeente waarin jouw festival plaatsvindt. Dit plan beschrijft de verwachte risico’s en de te treffen maatregelen om deze te beperken. Ook het beheer van alcohol- en drugsgebruik wordt beschreven in het veiligheidsplan. Zorg voor duidelijke nooduitgangen en evacuatieroutes en gecertificeerde EHBO'ers. In de Veldnorm Evenementenzorg staat namelijk vermeld dat de aanwezigheid van EHBO’ers verplicht is.

Beveiliging festival

Vergunningen en meldingen

Afhankelijk van de grootte van het festival dat je wilt organiseren, is het verplicht ofwel een vergunning aan te vragen of om een melding hiervan te maken bij de gemeente. De gemeente dient de locatie, datum, tijden en het aantal bezoekers goedkeuren. De gemeente is heel belangrijk bij het organiseren van een evenement. Zonder toestemming, mag je jouw festival niet organiseren. Echter, het organiseren van evenementen kan ook juist voordelig zijn voor de gemeente omdat dit promotie is voor de stad of het dorp! Controleer of je voor de volgende zaken een vergunning moet aanvragen om conflicten te voorkomen:

  • Evenementenvergunning
  • Plaatsen van tenten en podia
  • Muziek
  • Geluidsoverlast
  • Alcohol schenken
  • Eten en non-alcoholische dranken
  • Vuurwerk

PR

PR, ofwel Public Relations, betreft de gehele (online en offline) communicatie waarmee een organisatie relaties opbouwt en onderhoudt met de doelgroep om een positief imago te creëren. Met de vele festivals die die plaatsvinden, is het belangrijk om jezelf te onderscheiden. Denk goed na over het promotiemateriaal en op welke manier jij de aandacht van jouw doelgroep wilt trekken. Interactie met de doelgroep vergroot de betrokkenheid en loyaliteit. Deze interactie kun je creëren door bijvoorbeeld win-acties of polls via sociale media.

Evaluatie

Na het afronden van bovenstaande aspecten, vindt dat daadwerkelijk jouw festival plaats. Door middel van het draaiboek weet je precies wat er gaat gebeuren en wat je kunt verwachten. Echter, er kunnen altijd onverwachte en onvoorziene zaken plaatsvinden. Het is belangrijk deze te onthouden of voor jezelf vast te leggen.

Na afronding van het evenement is een evaluatie met leden van de organisatie en andere samenwerkingen zeer belangrijk. Ook feedback van bezoekers is essentieel. Tijdens de evaluatie bespreek je wat er allemaal goed ging en welke zaken nog verbeteringen nodig hebben. Dit leg je vervolgens vast in het draaiboek van het festival dat je hebt georganiseerd.

Op deze manier heb je alle zaken gebundeld. Een volgende keer kun je deze gemakkelijk hergebruiken of eventueel aanpassen. Zo wordt jouw festival elke keer een beetje beter!

Laatste artikelen

De voordelen van klantloyaliteitsprogramma’s

16/07/2024

Hoe verlichting kan bijdragen aan energiebesparing

15/07/2024

Alles over de elektrotechnische installatie in je huis

01/07/2024

Een verwarmde dakgoot: wat heb je eraan?

28/06/2024

Waterleiding verplaatsen? 5 Tips!

19/06/2024
© Copyright Esrato 2024
hello world!